Seit 1. September 2012 sind die verschärften Regelungen der Bundesdatenschutz-Novelle in Kraft. Der Hamburger CP-Verlag Hoffmann und Campe Corporate Publishing hat die Übergangsfrist der letzten drei Jahre genutzt, um das bereits vorhandene Datenschutzkonzept weiter auszubauen und ist jetzt nach eigenen Angaben optimal auf die Anforderungen der Kunden vorbereitet.
Neben der Einholung der jetzt erforderlichen Werbeeinwilligung aller Kunden unter Hinweis auf das Widerspruchsrecht wurde für die Erhebung und Pflege der personenbezogenen Kundendaten ein eigenes CRM-System geschaffen, das höchste Standards im Datenschutz umsetzt und für einen postalisch einwandfreien weltweiten Adressversand steht. Entstanden ist eine Komplettlösung, die vom Adress-Management über die Portooptimierung bis zu Response-Erfassung und Berichtswesen alles bietet. Alle an den Verlag gelieferten Adressen werden vom hauseigenen Leserservice eingehend geprüft und durch Auftragsrecherche und Responseauswertung kontinuierlich ergänzt. Hier werden die Daten für den Versand aufbereitet, etwaige Versandformen (Anschreiben, Beilagen, Umschläge – Konfektionierungsmöglichkeiten und Versandwege) abgestimmt sowie die termingerechte Zustellung der Publikationen koordiniert. Sämtliche Änderungen, Statistiken, Berichte et cetera laufen nach abgeschlossenem Versand wieder an den jeweiligen Kunden zurück.
Damit diese Prozesse reibungslos und sicher verlaufen, finden alle Aktionen in einem geschlossenen System statt, auf das nur berechtigte Benutzer Zugriff haben. Alle Daten werden über eine Datenaustauschplattform SSL-verschlüsselt übertragen. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen informieren Kunden über Änderungen, Weiterleitungen und Löschungen, nicht mehr benötigte Daten werden automatisch entfernt. Über zugewiesene Berechtigungen wird verhindert, dass die Daten bei der Verarbeitung, Nutzung oder nach der Speicherung unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder gelöscht werden. Protokollauswertungssysteme gewährleisten zusätzlich eine nachträgliche Überprüfung, ob, wann und von wem Daten eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.
Eine eindeutige Vertragsgestaltung hält fest, für welchen Zweck personenbezogene Daten jeweils genutzt werden dürfen. Zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten können dabei getrennt bearbeitet werden. Die Vertragsausführung wird ständig kontrolliert. Durch Replizierung aller Daten an anderem Ort bleiben diese auch bei einem Komplettverlust wiederherstellbar.
Das Rechenzentrum von Hoffmann und Campe Corporate Publishing ist nach ISO027001 (IT-Grundschutz) zertifiziert.
