Print, Web, Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn. Modernes Marketing bedeutet, dass immer mehr Content für immer mehr Kanäle produziert wird. Die Realität des Content Management besteht bei vielen Marken aus unterschiedlichen Systemen, hohen Kosten, schlechter Usability und einem hohen administrativen Aufwand. Wird ein einheitliches DAM-Tool oder sogar Brand Management-Tool erfolgreich implementiert, kann der administrative Aufwand geschrumpft werden, Kosten werden reduziert, die Konsistenz der CI und die Nutzerfreundlichkeit steigen und die gezielte Vergabe von Zugriffsrechten erhöht die Datensicherheit.
Erster Schritt: Bestandsaufnahme
Die Darstellung von Daten ist nicht mehr transparent, die Datenmenge steigt exponentiell und die User Experience und die Verwendung des Contents ist nicht mehr zufriedenstellend? Das können Anzeichen sein, warum es sich lohnt ein neues DAM-System einzuführen. Wichtig: Der Effizienzgewinn durch ein DAM-System hängt direkt mit dem DAM-Reifegrad und den bestehenden internen Strukturen zusammen. Der DAM-Reifegrad hilft, die Notwendigkeit herauszufinden:
- Reifegrad: Ad Hoc (DAM-System ist nicht vorhanden)
- Reifegrad: Abteilung (DAM-System wird von einzelnen Abteilungen genutzt)
- Reifegrad: Organisation (Das DAM ist das einzige System, das Assets abteilungsübergreifend im Unternehmen verwaltet)
- Reifegrad: Integriert (Das vollintegrierte DAM ist der Content Hub für alle Assets)
Einführung eines neuen Systems: Eins nach dem anderen
Sollte sich nach der Betrachtung des Reifegrads herausstellen, dass ein neues System im Unternehmen sinnvoll ist, kann man sich Gedanken zur Implementierung machen. Dabei gilt es die folgenden Tipps zu beachten:
1. Gute Planung ist alles
Als erstes sollte mit einem Touchpoint Audit gestartet werden. So kann erkannt werden, wie viele Assets vorhanden sind, wo diese im Moment abliegen und wie oft respektive wichtig deren Verwendung ist. In diesem Schritt können veraltete Daten auch gleich bereinigt werden, um den Implementierungsprozess zu beschleunigen.
2. Klare Verantwortlichkeiten schaffen
Egal ob das DAM selbstständig oder mit einem externen Partner eingeführt wird – es muss Verantwortliche geben, die sich mit den Prozessen und Arbeitsabläufen in der Organisation auskennen.
3. Den Endnutzer immer im Blick
Bei der DAM-Implementierung ist es wichtig, sich immer wieder in die Sicht der Nutzerinnen und Nutzer zu versetzen und zu hinterfragen, ob der Prozess für alle intuitiv und einfach ist. Die zentrale Frage: Wie kann das DAM die tägliche Arbeit erleichtern?
4. Realistische Zeitplanung
Der Anspruch sollte nicht sein, alles von Anfang an 100 Prozent perfekt zu machen. Eine DAM-Implementierung ist ein Prozess. Anlässlich dieser Anforderungen sollten genug Ressourcen und Zeit für die Einführung eingeplant werden, ein detaillierter Projektplan (beispielsweise angelehnt an die Wasserfall- oder Scrum-Methode) kann dabei behilflich sein.
5. Anforderungen an den Status Quo anpassen
Bei Einführung eines neuen DAM, sollten Prozesse nicht eins zu eins vom alten System übernommen werden. Was vor ein paar Jahren noch funktionierte, kann heute schon überholt sein und sollte deswegen immer auf Sinnhaftigkeit, Funktionalität, Integrationsfähigkeit und Skalierbarkeit des Systems geprüft werden. Darum ist es wichtig, das Potenzial des neuen DAM-Tools zu erkennen und die Prozesse neu zu denken.
DAM in der Praxis – So profitiert MAN Trucks & Bus SE
Vier verschiedene Systeme, hohe Kosten, schlechte Usability, keine automatischen Updates und immenser administrativer Aufwand. So sah das Digital Asset Management von MAN Trucks & Bus SE, einem der größten europäischen Nutzfahrzeughersteller, bis 2018 aus. Dann entschied sich das in München ansässige Unternehmen für ein zentral verwaltetes Digital Asset Management Tool. Die Eckdaten des Projekts: 12 Monate Vorbereitung, 40.000 Files, 4 TB, 75 Stunden Migration und Live-Schaltung im Dezember 2018.
“Für ein global agierendes Transportunternehmen wie MAN Truck & Bus SE war immer klar, dass die Zusammenarbeit zwischen unseren Service- und Vertriebspartnern, den regionalen Märkten und unserem Headquarter schneller, besser und transparenter werden muss,” so Marina Breiner, Brand Manager / Corporate Design bei MAN Truck & Bus SE.
Für MAN hat sich seitdem viel getan in Sachen Content Management: Heute wird das MAN Digital Asset Management Tool von Frontify von über 12.000 Anwendern und Anwenderinnen genutzt, die mehr als 350.000 Downloads pro Halbjahr generieren. Externe sowie interne Partner greifen auf ein einziges Portal für alle Corporate Design Themen zu.
Praxis-Tipps von MAN für erfolgreiches Content-Management
- Technik-Support sicherstellen – IT-Abteilung frühzeitig einbeziehen
- Keine alten Workarounds nachbauen – Bei Einführung eines neuen Systems von Null anfangen
- Tags sind alles – Wie müssen Digital Assets vertaggt sein, damit die Nutzer und Nutzerinnen später gezielt nach ihnen suchen können? Welche Filterfunktionen braucht das System?
- Mit Onboardings und Schulungen steht und fällt der Erfolg – vorab, genauso wie kontinuierlich während und nach der Einführung
- Digital Asset Management lebt – Kontinuierliche Pflege ist ein Muss.
Ausblick: Von Digital Asset Management zu Brand Management
Was in den 90er Jahren als einfach programmierte Bilddatenbank begann, hat heute das Potenzial Content Management für Marken zu revolutionieren. Längst ist DAM nicht mehr nur für Marketing-Abteilungen interessant, sondern ist mit den Funktionen unternehmensrelevant geworden. Das DAM-System ist ein wichtiger Teil des Brand Managements, über die Software können alle aktuellen Informationen zu jeder Zeit zur Verfügung gestellt und ein vollumfänglicher Content Hub aufgebaut werden. Angegliederte Brand Guidelines ermöglichen zusätzlich eine einheitliche Bereitstellung des relevanten Contents und garantieren eine CI-konforme Verwendung.
Michael Müller ist Vice President Marketing bei Frontify, dem marktführenden Software as a Service (SaaS)-Unternehmen. Das Unternehmen betreut unter anderem Kunden wie Lufthansa, KIA, Vodafone, Maersk, Dyson und Allianz. Frontify wurde 2013 gegründet und hat seinen Hauptsitz in St. Gallen in der Schweiz. Das mehr als 250-köpfige Team arbeitet an den Standorten in der Schweiz und New York.
